Você sabia que é possível tornar todas as decisões do seu negócio mais assertivas utilizando um sistema de informação gerencial? Com uma boa ferramenta e com o uso direcionado, é possível reduzir custos, aproveitar melhor os recursos disponíveis e melhorar a experiência do cliente.
Isso porque você passa a ter acesso a dados relevantes de forma muito mais organizada e direcionada, podendo utilizá-los de maneira estratégica.
Certamente sua empresa lida com uma quantidade significativa de informações diariamente: são dados dos clientes, metas a serem cumpridas, informações sobre o mercado, métricas em diversas áreas, reclamações, sugestões e tantas outras coisas.
Sem um sistema gerencial, você acaba aproveitando muito pouco o potencial dos dados ou se perde tentando organizá-los. Esse é um processo muito perigoso para o futuro do negócio, afinal, estamos na era da informação e ignorar o que os dados apontam pode ser fatal.
Alguns dos perigos que você corre são os de perder espaço no mercado, perder clientes, deixar oportunidades passarem e, é claro, perder dinheiro.
Então, se você não baseia a sua gestão nas informações e não toma decisões a partir delas, é hora de reestruturar sua estratégia.
Assim você vai melhorar os resultados do seu negócio e encontrar os melhores caminhos para atingir suas metas e seus objetivos.
Mas, para isso, você precisa contar com um bom sistema de informações gerenciais, porque é realmente impossível considerar e compreender todas as informações de forma manual.
O sistema de informação gerencial, ou SIG, é um dos recursos mais importantes quando o assunto é a automação de processos organizacionais.
Para acompanhar as mudanças no mercado e no comportamento do consumidor, a tecnologia tem que estar presente em sua rotina.
Se você ainda não sabe, na prática, o que é sistema de informação gerencial, continue a leitura. Nos próximos tópicos, vamos explicar o conceito, qual é a função deste recurso e quais são os tipos de sistema de informação gerencial. Confira!
O que é sistema de informação gerencial?
Um sistema de informação é uma ferramenta tecnológica responsável por coletar, processar, armazenar, analisar e distribuir informações.
Já o sistema de informação gerencial pode ser definido como a reunião de ferramentas, pessoas, processos e documentos, não se resumindo a um software de coleta e organização de dados.
Contar com uma equipe engajada e capacitada, que compreende a importância da utilização dos dados para o desenvolvimento do negócio é fundamental na implementação de um sistema de informação gerencial.
Também é fundamental a criação de processos que estimulem a exploração das informações disponíveis para a tomada de decisões e para a otimização das atividades.
A partir desta perspectiva, será possível promover a melhoria contínua de todas as áreas do seu negócio.
Enquanto ferramenta, o sistema de informação gerencial tem o papel de integrar os dados gerados e coletados por meio de diversos canais, organizá-los automaticamente e permitir o acesso a eles de forma otimizada pelos gestores.
Em outros termos, podemos pensar em um sistema de informação gerencial como um recurso que fornece as informações necessárias para gerenciar um negócio com eficácia.
Ele apoia e respalda as necessidades de tomada de decisão e resulta da interação entre tecnologias, pessoas e procedimentos.
O sistema gerencial tecnológico está ligado ao sistema físico e operacional da empresa e é implementado a partir das necessidades da própria administração operacional.
Nesse sentido, a tecnologia do sistema de informação gerencial tem grande potencial, mas depende de uma cultura organizacional voltada para os dados.
Por que o sistema de informação gerencial se tornou tão essencial nos últimos anos?
A necessidade de contar com um sistema de informação gerencial bem estruturado tornou-se mais evidente a partir da transformação digital, mas a ideia de um sistema gerencial surgiu muito antes disso.
Os primeiros sistemas gerenciais semelhantes aos atuais foram construídos durante a revolução industrial.
É claro que, em seus primórdios, os recursos para gerenciar informações eram muito simples se comparados aos atuais. Porém, esse tipo de esforço era necessário por conta da necessidade de controle de custos após o aumento da produção em decorrência da utilização de máquinas.
Os dados foram se tornando mais complexos em termos quantitativos e qualitativos e levaram ao desenvolvimento da contabilidade de custos.
Desde esta época, o sistema de informação gerencial evoluiu e foi implementado em diversos contextos, até que deu outro salto em termos de desenvolvimento.
Isso ocorreu quando os computadores começaram a se popularizar e o sistema DOS começou a ser utilizado, na década de 1980.
Ficou claro, nessa época, que com a tecnologia as empresas podiam lidar com um número muito mais significativo de dados, de forma muito precisa e praticamente livre de erros.
A partir de então, os gestores começaram a compreender as diversas vantagens de aliar os sistemas computacionais a suas estratégias de negócios e aos esforços de sua equipe.
Mas não se pode comparar o volume de dados com que as empresas tinham que lidar na década de 1980 com as quantidades atuais.
A ascensão da web nos anos 2000 foi o fator decisivo que levou à produção de uma quantidade imensurável de dados e mudou o modo como as informações são consumidas.
Isso ocorreu graças à agilidade na troca de dados proporcionada pela Internet, além da produção de conteúdos digitais, como textos, vídeos e fotos por uma quantidade maior de agentes.
Para acompanhar todas essas mudanças, os sistemas de informação gerencial também precisaram evoluir, tornando-se mais complexos e abrangentes.
Cabe citar também o acesso mobile, que eliminou as barreiras geográficas para o acesso aos dados. Desde então, clientes passaram a interagir com as empresas de forma mais intensa e a consumirem produtos e serviços com a necessidade de apenas alguns cliques.
Por outro lado, gestores também passaram a contar com a comodidade de organizar e colocar diversas tarefas em prática sem precisar estar fisicamente em suas empresas.
Na atualidade, é inviável para os negócios não contar com um sistema de informação gerencial.
Isso significaria perder boas oportunidades de negócio e limitar o alcance de seus produtos ou serviços, além de propagar uma imagem de empresa estagnada ou despreparada para as mudanças do mercado.
Função dos sistemas de informação gerencial
Podemos dizer que a principal função do sistema de informação gerencial é a de fornecer a informação certa, no momento certo, à pessoa certa para a tomada da decisão certa.
Ou seja, o uso adequado da ferramenta, aliado ao engajamento da equipe e aos processos internos, vai facilitar a gestão da empresa como um todo.
O domínio do conjunto de informações que chegam diariamente a uma empresa e a análise adequada das mesmas colocam o negócio em uma posição vantajosa no mercado.
Por exemplo, se você obtém, organiza e interpreta um conjunto de dados específicos dos seus clientes, é possível chegar a conclusões precisas sobre os desejos e necessidades deles.
Com isso, você pode direcionar esforços para superar as expectativas do consumidor, melhorando significativamente o nível de satisfação do cliente.
Nesse sentido, as métricas que podem ser obtidas a partir do sistema de informação gerencial são importantes aliadas para a tomada de decisões em diversas áreas do negócio.
Isso porque elas relacionam dados que indicam quais devem ser as suas prioridades num processo de estabelecimento de melhorias constantes.
Em síntese, o sistema de informação gerencial corresponde a um conjunto de elementos que elevam a inteligência administrativa da empresa.
E isso vale para diversos setores, como o de produção ou desenvolvimento, de marketing, de vendas, de atendimento, de recursos humanos e até o departamento financeiro.
Qualquer projeto de melhoria em um negócio vai precisar de um bom sistema de informação gerencial para coletar e organizar os dados a serem utilizados de forma estratégica.
Com esse recurso, você poderá, por exemplo, evitar gastos desnecessários e destinar seus investimentos de forma muito mais eficiente e com resultados tangíveis.
Além disso, suas decisões nunca mais precisarão ser tomadas com base em “intuição” ou “achismos”. Os dados, quando gerenciados de forma estruturada, revelam tendências direcionadoras.
4 benefícios do sistema de informação gerencial
Vamos abordar agora algumas das principais vantagens da implementação de um sistema de informação gerencial.
Antes, porém, é importante reforçar que o SIG não se resume ao software destinado ao gerenciamento de dados, ele corresponde a uma soma de esforços e recursos utilizados de forma estratégica em favor dos objetivos do negócio.
Portanto, os benefícios mencionados a seguir serão alcançados se você unir a tecnologia à criação de processos e procedimentos alinhados aos seus objetivos e aos esforços relativos ao engajamento da sua equipe.
Melhor embasamento para a tomada de decisões
A grande competitividade do mercado e as novas expectativas do consumidor não deixam dúvida: sua empresa, para se manter estável, precisa se destacar em relação aos concorrentes.
Para isso, é importante contar com o posicionamento e com a estratégia certa, o que só pode ser feito a partir da análise precisa e criteriosa dos dados.
O sistema de informação gerencial vai coletar e organizar esses dados, possibilitando o acompanhamento de indicadores e a obtenção de informações atualizadas a qualquer momento.
Com esses dados à sua disposição, você tem muito mais chances de tomar decisões assertivas e alcançar seus objetivos estratégicos.
Maior comodidade
Com o sistema de informação gerencial, você tem acesso à informação exata de que precisa a qualquer hora e em qualquer lugar. Esse é um fator relevante devido à velocidade com que os cenários podem mudar no contexto organizacional.
Por isso, ter os dados relevantes ao seu alcance é um fator tão importante quanto a precisão e a organização desses dados.
Imagine que você se viu diante de uma situação inesperada e precisa tomar uma decisão rapidamente, mas não conta com um sistema de informação gerencial e não está fisicamente em sua empresa.
Faz sentido, na atualidade, ter que se deslocar até a empresa para acessar um dispositivo específico ou entrar em contato com um colaborador para que ele consulte determinado dado?
O SIG gera relatórios em tempo integral, fazendo inclusive o cruzamento de informações relacionadas a diferentes setores ou grupos de clientes, ou seja, ele representa comodidade e assertividade para a sua rotina de gestão.
Otimização dos processos
Por conta da automatização da coleta e organização dos dados, o sistema de informação gerencial torna os seus projetos e demandas mais fluidos. Ele vai otimizar a sua tomada de decisões a partir do foco em dados reais, precisos e confiáveis.
E isso vale também para os seus colaboradores: com a devida atribuição de tarefas, a equipe ganhará maior autonomia para tomar decisões ágeis e embasadas.
Isso vai favorecer a resolução das demandas e otimizar os processos, que não precisarão ser acompanhados apenas pelos gestores.
Redução de custos
A redução de custos é uma meta de praticamente todo gestor e mesmo que o sistema de informação gerencial possa parecer um custo a mais, o retorno proporcionado por ele é muito maior em termos financeiros.
Isso porque, com a tecnologia certa, sua empresa passa a contar com o armazenamento, gerenciamento e consolidação dos dados em uma única plataforma, além da geração de relatórios valiosíssimos.
A manutenção de todo esse processo de forma manual culmina em erros e retrabalho, o que compromete o tempo e a produtividade da sua equipe.
Com o sistema de informação gerencial cuidando de todas as tarefas passíveis de automação, os custos relacionados aos erros e falhas são consideravelmente reduzidos.
Quais são os tipos de sistemas de informação gerencial?
Os sistemas de informação gerencial funcionam a partir da emissão de relatórios com dados sobre diferentes áreas da empresa com objetivos variados definidos previamente.
Podemos dizer que esses relatórios vão além da apresentação de dados, demonstrando informações organizadas que contribuem para os planos do negócio.
Dessa forma, a classificação de diferentes tipos de sistemas de informação costuma ser feita a partir dos tipos de relatórios emitidos.
De maneira geral, os relatórios podem ser os programados, os de exceção e os de informes, além de respostas por solicitação. Veja abaixo do que se trata cada um deles:
- Relatórios programados: são os relatórios gerados periódica e automaticamente fornecendo informações altamente relevantes, que podem compreender métricas específicas do negócio;
- Relatórios de exceção: esses relatórios não são emitidos periodicamente, mas em situações esporádicas e específicas para obter informações sobre uma questão relevante naquele momento. Muitas vezes, eles são obtidos com a finalidade de identificar detalhes sobre uma falha;
- Relatórios de informes e respostas por solicitação: são relatórios que trazem uma visão geral sobre um setor, departamento ou processo, não correspondendo a uma análise específica de dados. Eles facilitam o estabelecimento de avaliação rápida pelo gestor para a tomada de uma decisão assertiva.
Se você está convencido da importância da implementação do sistema de informação tecnológica em sua empresa, mas ainda não sabe a qual ferramenta tecnológica recorrer, é hora de conhecer a Desk Manager.
Trata-se de uma plataforma completa que pode ser aplicada ao gerenciamento de serviços, chamados, processos e muito mais.
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