A perda de dados é um dos desafios mais críticos enfrentados pelas empresas modernas, podendo resultar em consequências catastróficas para o ambiente corporativo.
Desde violações de segurança cibernética até falhas de hardware, diversas situações podem levar à perda de dados, comprometendo a integridade, disponibilidade e confidencialidade das informações empresariais.
Neste artigo, exploraremos em detalhes as causas e consequências da perda de dados, bem como as melhores práticas para prevenir esse problema e proteger os dados, que são ativos vitais da sua empresa.
Como os dados podem ser perdidos?
São diversas as situações que levam à perda de dados. Falaremos sobre as mais recorrentes em seguida.
Falta de preparo da equipe em relação à segurança de dados
O despreparo da equipe em relação à segurança é uma das principais causas de perda de dados em empresas. Isso pode ocorrer devido à falta de conscientização dos colaboradores sobre práticas seguras de manipulação e armazenamento de dados e também devido à ausência de treinamentos para difundir as boas práticas e explicar como aplicá-las.
Quando esse tipo de treinamento não é realizado, a empresa pode tornar-se um alvo fácil para ataques de phishing, com os colaboradores sendo enganados por e-mails ou outros canais de contato, que solicitam informações confidenciais ou induzem a clicar em links maliciosos, resultando no roubo de dados.
Outra situação que facilita a perda de dados é o uso de senhas fracas ou compartilhadas entre várias pessoas, o que facilita o acesso não autorizado aos sistemas e dados sensíveis.
Além disso, situações como a má gestão de dispositivos móveis e a falta de atualização dos softwares também demonstram a falta de preparo da equipe para evitar a perda de dados.
Desastres naturais
Os desastres naturais, como incêndios, inundações, terremotos e tempestades severas, representam uma ameaça significativa para a integridade dos dados de uma empresa.
Esses desastres podem danificar severamente os equipamentos de TI, incluindo servidores, unidades de armazenamento e dispositivos de backup, resultando na perda permanente de dados e em um enorme prejuízo.
Além disso, interrupções na energia elétrica causadas por desastres naturais podem impedir a continuidade dos processos de armazenamento e backup, que também resultam na perda de dados.
Desastres como inundações e incêndios podem resultar na impossibilidade de acessar os locais físicos onde os dados são armazenados, dificultando ou impossibilitando a recuperação dos dados perdidos, quando a empresa não utiliza a computação em nuvem.
Lembrando também que os desastres podem danificar a infraestrutura de rede, incluindo cabos, roteadores e switches, interrompendo a conectividade.
Falta de manutenção preventiva e preditiva
A manutenção é uma palavra-chave quando a meta da empresa é evitar a perda de dados.
Para gestores que ainda não investem na manutenção preventiva e preditiva, isso pode parecer muito complexo, no entanto pequenos cuidados inseridos nas rotinas do negócio podem cooperar com um plano arrojado de manutenção.
Por exemplo, quando softwares ficam com atualizações atrasadas, a perda de dados ganha maiores chances de acontecer.
Ignorar a necessidade de atualizações de segurança e patches de software pode deixar os sistemas vulneráveis, tornando-os alvos fáceis para ataques cibernéticos.
Além disso, não implementar sistemas de monitoramento adequados para identificar problemas potenciais, como falhas de hardware ou erros de sistema, pode resultar nas famosas “falhas inesperadas”, que também levam à perda de dados.
Falta de backup
Quando os gestores de TI não implementam rotinas regulares de backup dos dados críticos da empresa, informações importantíssimas podem ser pedidas irreversivelmente em caso de falhas de hardware, ataques cibernéticos ou corrupção de dados.
Mas não adianta contar com uma rotina de backup sem planejamento. Os backups incompletos, desatualizados ou inadequados, podem levar a lacunas na recuperação de dados em caso de emergência.
Outro aspecto a ser pensado é onde o backup está sendo armazenado. O armazenamento em locais inadequados, como dispositivos de armazenamento físico não seguros ou na mesma rede que os dados originais, aumenta ainda mais o risco de perda de dados.
Falta de investimento em cibersegurança
Não investir em atualizações regulares de softwares e práticas de segurança deixa a empresa vulnerável a ataques cibernéticos, pois as vulnerabilidades conhecidas não são corrigidas, facilitando o acesso não autorizado aos sistemas e aos dados.
Muitas empresas não apenas não atualizam suas ferramentas e práticas como simplesmente não contam com os recursos mais básicos de proteção de dados, como firewalls robustos, antivírus e sistemas de detecção e de prevenção de intrusões.
Isso deixa a empresa exposta a ameaças cibernéticas avançadas, como malware, ransomware e ataques de phishing.
Além disso, o treinamento e a conscientização da equipe também devem ser considerados investimentos em segurança cibernética, já que apenas a tecnologia não é capaz de manter os dados seguros sem a atuação humana condizente.
Quais as maiores causas de perda de dados em empresas?
A partir dos itens apontados no tópico anterior, é possível compreender melhor algumas das maiores causas da perda de dados.
Vamos falar um pouco mais sobre elas.
Presença de vírus nos dispositivos
Como sabemos, os vírus são programas maliciosos projetados para se infiltrar nos sistemas de computador, se multiplicar e causar danos, incluindo a corrupção ou exclusão de dados.
Eles geralmente são distribuídos por meio de arquivos infectados, links maliciosos ou anexos de e-mail.
Nesse quesito, podemos enquadrar os malwares, os ransomwares e a injeção de códigos maliciosos.
Esses programas são projetados para roubar informações confidenciais, interromper operações normais do sistema ou danificar os dados da empresa.
Se não houver um backup dos dados afetados, a empresa pode ser forçada a pagar o resgate ou enfrentar a perda permanente dos dados.
Invasões e acessos indevidos
Os hackers podem usar técnicas sofisticadas para contornar as defesas de segurança e ganhar controle sobre os dados sensíveis de uma empresa, daí a importância da cibersegurança.
Nos ataques de força bruta, por exemplo, os cibercriminosos tentam repetidamente várias combinações de senhas para acessar contas protegidas. Se as senhas forem fracas, eles podem acessar rapidamente os sistemas da empresa.
Mas nem sempre o acesso indevido que gera a perda de dados é uma iniciativa dos hackers.
Os próprios colaboradores com acesso privilegiado aos sistemas da empresa podem abusar de suas permissões para acessar informações confidenciais ou realizar ações prejudiciais.
Isso pode incluir a divulgação deliberada de dados confidenciais ou a modificação indevida de registros. Isso sem mencionar os ataques de engenharia social.
Danos no disco rígido
Os danos ao disco rígido podem ocorrer de várias maneiras e representam uma das principais causas de perda de dados em empresas.
Diferentemente dos ataques cibernéticos, os danos físicos podem resultar na perda total ou parcial dos dados armazenados, sem a intervenção maliciosa de terceiros.
Algumas das principais causas de danos no disco rígido incluem as falhas de hardware, o mau funcionamento elétrico, as quedas ou impactos físicos e a exposição a elementos como água, umidade, poeira e calor.
Esses detalhes não costumam ser considerados em uma época de avanço do cibercrime, em que a questão da segurança de dados é tratada sobretudo do ponto de vista dos softwares de cibersegurança.
No entanto, mesmo empresas que utilizam amplamente a computação em nuvem precisam se preocupar também com as questões físicas relacionadas a seus equipamentos.
Falhas nos softwares
As falhas nos softwares são outra causa significativa de perda de dados em empresas, representando vulnerabilidades que podem resultar na corrupção ou perda de informações importantes.
Embora as falhas nos softwares possam ter origens diversas, elas geralmente são associadas a problemas de programação, bugs ou incompatibilidades entre diferentes sistemas.
Alguns cenários comuns que podem levar a essas falhas incluem os erros na programação, as atualizações mal-sucedidas, a falta de integração entre os sistemas utilizados na empresa e, claro, os ataques cibernéticos.
Até mesmo os softwares mais avançados e robustos podem apresentar falhas se não forem atualizados devidamente e se não se associarem aos recursos de cibersegurança.
Corrupção de dados
Dados corrompidos podem ser sinônimo de dados perdidos. A corrupção de dados ocorre quando as informações armazenadas em um sistema ou dispositivo são danificadas, alteradas ou tornadas inacessíveis devido a falhas técnicas, erros de hardware, problemas de software ou atividades maliciosas.
Essa forma de perda de dados pode ser especialmente prejudicial, pois compromete a integridade e a confiabilidade das informações, afetando diretamente as operações e a tomada de decisões da empresa.
Os dados podem ser corrompidos, por exemplo, em virtude de problemas físicos dos dispositivos, interrupções repentinas do fornecimento de energia elétrica, incompatibilidade entre aplicativos, problemas de conectividade e instabilidade na rede e manipulação inadequada dos dados.
O que pode acontecer a um negócio se houver perda de informações?
Já ficou claro nos tópicos anteriores que uma empresa pode ter muitos prejuízos quando se depara com uma perda de dados.
Vamos ver em seguida quais são as principais consequências práticas desse tipo de incidente.
Prejuízos financeiros
A perda de dados pode resultar em custos monetários significativos para um negócio. Isso inclui despesas relacionadas à recuperação dos dados, investimentos em medidas de segurança adicionais, compensação dos clientes afetados, perda de receita devido a interrupções nas operações e possíveis multas por violações de conformidade. Sem falar nos possíveis processos judiciais.
Danos à reputação da empresa
A perda de dados pode abalar a confiança dos clientes e parceiros comerciais na empresa, prejudicando sua reputação devido à percepção de que ela não consegue proteger adequadamente as informações confidenciais.
Os resultados são o aumento da insatisfação dos clientes, a associação de uma imagem negativa à marca e a redução da fidelidade dos clientes, o que reduz também as vendas e a lucratividade.
Ou seja, danos à reputação estão diretamente ligados aos danos financeiros, o que também tem a ver com a necessidade de campanhas de marketing mais robustas para recuperar os clientes perdidos e conquistar os clientes em potencial.
Impacto nas operações comerciais
A perda de dados pode interromper as operações normais da empresa, causando atrasos em projetos, impactando os processos de produção, gerando dificuldades no atendimento ao cliente, além das falhas na comunicação interna.
Isso pode levar a uma redução da eficiência e ao aumento dos custos operacionais. Novamente, temos uma ligação direta com a situação financeira do negócio, que se torna crítica.
Riscos legais e de conformidade
A perda de dados pode colocar a empresa em risco de litígios legais e violações regulatórias.
Dependendo da natureza dos dados perdidos e das leis de privacidade aplicáveis, a empresa pode enfrentar multas e outras sanções legais por não cumprir regulamentos de proteção de dados.
Redução da produtividade e eficiência
Quando os colaboradores enfrentam dificuldades para acessar informações essenciais para realizar suas atividades, o impacto sobre a produtividade e a eficiência é imediato.
A perda de dados pode levar ao retrabalho, à comunicação ineficaz e à falta de acesso a recursos necessários para concluir projetos.
Ameaça à continuidade do negócio
A perda de dados pode comprometer a capacidade da empresa de operar de forma contínua e resiliente e, em casos extremos, isso pode levar ao fechamento temporário ou permanente do negócio, especialmente se os dados perdidos forem essenciais para as operações comerciais.
Danos à competitividade no mercado
Empresas que sofrem perda de dados podem perder sua vantagem competitiva no mercado.
A incapacidade de proteger adequadamente os dados e manter a continuidade operacional faz com que os clientes migrem para concorrentes que oferecem uma experiência mais segura e confiável.
Impacto nas estratégias de marketing e vendas
A perda de dados pode afetar negativamente as estratégias de marketing e vendas, pois a falta de dados precisos e atualizados sobre clientes e leads dificulta a segmentação de mercado, a personalização de campanhas de marketing e a implementação de estratégias de vendas eficazes.
Como prevenir a perda de dados?
As possibilidades apresentadas no tópico anterior podem soar como verdadeiros pesadelos para os gestores.
Mas a perda de dados e suas consequências podem ser evitadas a partir de algumas ações estratégicas inseridas nas rotinas das empresas.
Veja abaixo as principais entre elas.
- Implemente políticas de segurança de dados: essas políticas devem ser claras e abrangentes e abordar a proteção, o acesso e o compartilhamento de informações confidenciais. Isso pode incluir restrições de acesso, criptografia de dados e protocolos de segurança robustos;
- Realize treinamentos regulares de conscientização sobre segurança: os treinamentos da equipe devem focar-se nas melhores práticas de segurança de dados, incluindo a identificação de ameaças cibernéticas, o reconhecimento de e-mails de phishing e a importância de manter senhas seguras;
- Mantenha sistemas e softwares atualizados: todos os sistemas operacionais, aplicativos e softwares de segurança devem ser regularmente atualizados com as últimas versões e patches de segurança. Isso ajuda a mitigar vulnerabilidades conhecidas e proteger os dados contra ameaças cibernéticas;
- Implemente medidas de segurança física: proteja os dispositivos de armazenamento de dados e os servidores contra acesso não autorizado, roubo ou danos físicos, incluindo a instalação de fechaduras, câmeras de segurança e controle de acesso em instalações da empresa;
- Realize backups regulares dos dados: crie um plano de backup abrangente e regular para todos os dados críticos da empresa, incluindo os backups automáticos em nuvem, backups locais em dispositivos de armazenamento externo e testes periódicos de recuperação de dados;
- Implemente políticas de acesso e controle de privilégios: isso vai garantir que apenas funcionários autorizados tenham acesso aos dados relevantes para realizar suas tarefas. Assim você reduz o risco de acesso não autorizado e vazamento de informações confidenciais.
- Implemente ferramentas de monitoramento e auditoria: é importante acompanhar as atividades relacionadas aos dados de modo a rastrear e registrar o acesso, modificação e movimentação de dados dentro do ambiente de TI da empresa. Esses recursos vão te ajudar a detectar e responder rapidamente a atividades suspeitas ou não autorizadas;
- Conte com um plano de resposta a incidentes: elaborar um plano detalhado que descreva os procedimentos a serem seguidos em caso de perda de dados ou violação de segurança vai ajudar a empresa a reagir rapidamente diante das consequências da perda de dados. O plano deve incluir a designação de uma equipe de resposta a incidentes, a definição de papéis e responsabilidades e a realização de exercícios de simulação regularmente;
- Conte com uma plataforma ESM: a perspectiva do gerenciamento de serviços corporativos vai te ajudar a estabelecer interações entre os recursos tecnológicos que sua empresa utiliza, manter os dados organizados e atualizados e controlar todas as atividades relacionadas a eles, além de favorecer muito a cibersegurança.
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